Comment fonctionnent réellement les exonérations de frais de publication

Chaque grand éditeur a une politique d'exonération. C'est en général un paragraphe, sur une page à trois clics de la revue, rédigé par un service juridique. Voici ce que ce paragraphe signifie quand c'est vous qui soumettez.

L'éligibilité suit l'affiliation, mais l'affiliation de qui ?

Ni la nationalité, ni le lieu de la recherche. L'éditeur regarde l'affiliation institutionnelle, ce qui, dans la plupart des systèmes de soumission, signifie l'adresse e-mail institutionnelle et l'affiliation choisie dans un menu. Ce qui varie, et compte plus que ne le croient la plupart des auteurs, c'est l'affiliation de qui est prise en compte.

La plupart des grands éditeurs rattachent l'éligibilité aux listes de pays Research4Life : les pays du groupe A obtiennent en général une exonération totale, ceux du groupe B une réduction, le plus souvent de moitié. Mais ils appliquent ces listes d'au moins trois façons. Certains, dont Sage et Wiley, ne regardent que l'auteur correspondant. D'autres, dont Elsevier, exigent que tous les auteurs soient d'un pays éligible : tous du groupe A pour une exonération totale, un mélange A et B pour une réduction, et rien du tout si un seul coauteur vient d'un pays hors du programme. PLOS regarde l'origine du financement plutôt que le lieu des auteurs. Quelques éditeurs utilisent la classification de la Banque mondiale plutôt que Research4Life, et quelques-uns tiennent leurs propres listes.

Conséquence pratique : le même article, avec les mêmes auteurs, peut être gratuit chez un éditeur, à moitié prix chez un deuxième et plein tarif chez un troisième. Lisez la politique précise avant de choisir la revue, et si le travail le permet, traitez le choix de l'auteur correspondant comme une décision, non comme un hasard.

Exonération, réduction, et l'entre-deux

Une exonération totale signifie des frais nuls. Une réduction signifie un pourcentage sur le prix affiché, souvent la moitié. Les deux ne s'appliquent qu'aux frais de publication, pas à d'éventuels frais de soumission facturés à part. Elsevier teste aussi depuis 2024 une tarification régionale pour certaines revues en libre accès intégral, où le prix affiché lui-même est fixé plus bas pour les auteurs des pays à faible revenu au lieu d'être réduit à partir d'un tarif mondial ; attendez-vous à ce que d'autres suivent.

Il existe une troisième catégorie que la plupart des politiques n'annoncent pas : l'exonération discrétionnaire. Elle existe pour les auteurs qui ne sont pas dans un pays éligible mais n'ont aucun financement. Elle est accordée au cas par cas, demande une brève justification écrite, et une lettre d'une phrase de votre établissement confirmant l'absence de budget « libre accès » aide beaucoup. Personne ne vous la proposera. Il faut la demander.

Le moment où vous demandez décide si vous l'obtenez

Les éditeurs diffèrent ici aussi. Certains déterminent l'éligibilité à la soumission et vous demandent de la confirmer. D'autres, dont Elsevier, appliquent l'exonération automatiquement dans les formulaires de droits après acceptation, à partir des affiliations déjà indiquées. Dans les deux cas, la panne est la même : une affiliation ou une adresse qui ne correspond pas, découverte seulement une fois la facture émise. Annuler une facture est une demande au service financier, et les services financiers ne lisent pas la politique éditoriale. Une exonération qui aurait été automatique devient alors une négociation, et les négociations après facture échouent le plus souvent.

Donc : confirmez l'éligibilité avant de soumettre, vérifiez que l'affiliation et l'e-mail de chaque auteur sont institutionnels et corrects, cochez la case s'il y en a une, gardez l'e-mail de confirmation. Si vous le voulez par écrit d'abord, le modèle de demande d'exonération est la lettre à envoyer.

Les revues hybrides sont une autre question

Dans une revue en libre accès intégral, les frais de publication sont le prix de publier. Dans une revue hybride, ils sont le prix de l'option libre accès, et la politique d'exonération ne s'y étend souvent pas. Cherchez le mot « hybrid » dans la politique. Si ce n'est pas couvert, il vous reste une voie gratuite : publier derrière l'abonnement et déposer le manuscrit accepté dans votre archive après l'embargo. Ce n'est pas un lot de consolation. Pour beaucoup de financeurs et la plupart des lecteurs, c'est équivalent.

Les frais et la décision sont censés être séparés

Chez les éditeurs sérieux, les rédacteurs ne voient pas si des frais ont été exonérés, et la décision d'accepter est prise avant toute facture. Si une revue demande un paiement avant l'évaluation par les pairs, ou laisse entendre que payer plus vite aidera, ce n'est pas un problème de politique d'exonération. C'est une raison de retirer l'article.

Que faire

Vérifiez l'exonération pour votre pays avec le calculateur de coût ou votre page d'exonérations par pays. Si vous êtes éligible, cochez la case à la soumission et gardez l'e-mail. Sinon, mais sans financement, envoyez la demande de réduction avant de soumettre, avec la lettre de l'établissement. Les exonérations rétroactives sont rares, et demander trop tard est la façon la plus courante de payer ce qui aurait dû être gratuit.